Q: Krijgen wij één aanspreekpunt?

Ja, je krijgt één aanspreekpunt binnen mkbasics, een geregistreerde casemanager is bereikbaar via een persoonlijk mailadres en mobiel telefoonnummer.

Question 1

Zijn jullie bedrijfsartsen BIG geregistreerd?

Accepted Answer

Ja, ze hebben een BIG registratie.

Question 2

Ik sluit halverwege het jaar aan, hoe worden de jaarlijkse aansluitkosten dan in rekening gebracht?

Accepted Answer

De kosten worden dan naar rato (t/m december) in rekening gebracht.

Question 3

Wat is de (minimale) contractduur?

Accepted Answer

De contractduur is 1 jaar met een stilzwijgende verlenging.

Question 4

Van welk verzuimprogramma maken jullie gebruik?

Accepted Answer

Wij werken met Xpert Suite, 24 uur per dag beschikbaar.

Question 5

Krijgen wij één aanspreekpunt?

Accepted Answer

Ja, je krijgt &eacute;&eacute;n aanspreekpunt binnen mkbasics, een geregistreerde casemanager is bereikbaar via een persoonlijk mailadres en mobiel telefoonnummer.

Question 6

Geven jullie ook korting op het abonnement?

Accepted Answer

Indien je een contract afsluit voor 3 jaar ontvang je automatisch 5% korting op de abonnementsbijdrage.

Question 7

Hebben jullie te maken met een bedrijfsartsen tekort?

Accepted Answer

Er is een bedrijfsartsen krapte waar ook wij mee te maken hebben maar wij hebben onze dienstverlening hierop aangepast. Wij werken met een gezondheidsteam en onder taakdelegatie nemen de Adviseurs Arbeid en Gezondheid (AAG) binnen mkbasics taken over van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts houdt de eindverantwoordelijkheid.

Question 8

Hoe kan ik een contract verzuimbegeleiding afsluiten?

Accepted Answer

Via deze link.

Question 9

Ik heb nu een zieke werknemer, kan ik per direct aansluiten?

Accepted Answer

Ja, geen enkel probleem, we maken er dan een spoedaansluiting van.

Question 10

Is het mogelijk om door te melden naar de verzuimverzekeraar?

Accepted Answer

Nee, vanwege de privacy wet leveren wij deze service niet. Je kunt vanuit Visma Verzuim VZS de verzuimcijfers genereren en doorsturen naar jouw verzuimverzekeraar.

Question 11

Kan ik bij aansluiten alleen de zieke werknemers aanmelden op het contract?

Accepted Answer

Nee, je sluit het contract verzuimbegeleiding af voor alle werknemers waarvoor je als werkgever een loondoorbetalingsverplichting hebt.

Question 12

Kan ik rechtstreeks contact hebben met de bedrijfsarts?

Accepted Answer

Dit kan wel, alleen loopt het contact loopt via de casemanager.

Question 13

Mijn medewerker gaat gedurende de contractperiode uit dienst, hoe wordt dit verrekend?

Accepted Answer

Wij zullen dit niet verrekenen en je krijgt geen restitutie, die kosten zijn gemaakt voor het inkopen van licenties en bewaren van de werknemersgegevens in ons verzuimsysteem.

Question 14

Waar zijn jullie gevestigd?

Accepted Answer

Wij hebben een landelijke dekking omdat we gebruik maken van de spreekuurlocaties van onze moederorganisatie Arbo Unie.

Question 15

Wat is de missie van mkbasics?

Accepted Answer

Onze missie vind je hier.

Question 16

Worden er aansluitkosten in rekening gebracht?

Accepted Answer

Nee, er worden geen aansluitkosten in rekening gebracht.

Question 17

Zijn de bedrijfsartsen bij jullie in dienst?

Accepted Answer

Ja, de bedrijfsartsen zijn in dienst van mkbasics en/of onze moedermaatschappij Arbo Unie.

Question 18

Aantal medewerkers op de factuur

Accepted Answer

Het aantal medewerkers waarmee de facturen voor de abonnementen worden verzonden betreffende de actief geregistreerde werknemers in Xpert Suite op peildatum 1-10 voor de jaarfacturatie (die in november vooraf plaatsvind), en 1-6 voor de aanvullende abonnementen over het 2de half jaar voor klanten met een bedrijfsgroei. Wil je deze factuur laten corrigeren, dan dien je de dienstverbanden in Xpert Suite te muteren en daarna kun je een mail sturen aan finance@mkbasics.nl.

Question 19

Bedrijfsnaam of adreswijzigingen

Accepted Answer

Deze wijzigingen kun je mailen naar info@mkbasics.nl. De afdeling Klantenservice draagt zorg voor de mutaties in Xpert Suite en je overeenkomst. De afdeling Finance ontvangt je verzoek van de Klantenservice en zal de facturatiegegevens aanpassen. Wil je dat de reeds verzonden factuur wordt aangepast, dan kun je dit in de mail aan info@mkbasics.nl aangeven.

Question 20

Factuurbijlage

Accepted Answer

Mkbasics heeft 2 soorten facturen:

1. Factuur gespecificeerd met medewerker gegevens, deze factuur mag wegens de wet op privacy alleen aan afdeling HR worden gemaild. Het mailadres moet herleidbaar zijn naar een afdeling HR, of moet het persoonlijke mailadres van de contactpersoon HR zijn. Het is dan de verantwoordelijkheid van de afdeling HR om de factuur zonder de bijlage met medewerkers gegevens bij de administratieve afdeling aan te leveren.
2. Factuur gespecificeerd met datum en activiteiten/uren maar zonder medewerker gegevens, deze facturen worden verzonden wanneer de factuur per post wordt aangeleverd, of aan een administratief mailadres.

Question 21

Inhoudelijke factuur vragen

Accepted Answer

Wanneer je vragen hebt betreffende de afgenomen dienstverlening/uren, dan kun je deze vragen stellen bij finance@mkbasics.nl of rechtstreeks bij je casemanager. De afdeling Finance kan deze vragen niet beantwoorden maar zal het aanmaningsproces opschorten en de factuurvraag doorzetten naar je casemanager.

Question 22

Restitutie verzoeken creditbedrag

Accepted Answer

Creditfacturen worden niet geautomatiseerd gerestitueerd. Op de facturen is vermeld dat creditbedragen verrekent moeten worden met andere openstaande debetfacturen. Heb je geen debetfacturen om de creditfactuur mee te verrekenen? Dan kun je een restitutieverzoek indienen bij finance@mkbasics.nl. Vermeld hierbij je debiteurnummer en IBAN banknummer.

Question 23

Wijziging factuur e-mailadres

Accepted Answer

Wijzigingen op het factuur e-mailadres kun je mailen aan finance@mkbasics.nl.

Let op! Word je factuur op dit moment verzonden aan de afdeling HR en wil je deze rechtstreeks aan de administratie laten versturen? Facturen inclusief werknemersgegevens mogen alleen verzonden worden aan een e-mailadres van de afdeling HR/Personeelszaken. Wanneer wij je e-mailadres aanpassen naar een administratief e-mailadres dan zal je geen factuur met medewerkersgegevens meer ontvangen. Deze gegevens kunnen ook niet apart aan de afdeling HR worden verzonden.

Question 24

Wat is de datakluis?

Accepted Answer

Iedere werkgever krijgt een eigen datakluis. In deze datakluis kunnen alle medewerkers en hun gegevens worden vastgelegd; zowel handmatig als geautomatiseerd (via een koppeling met het HR-systeem). Deze gegevens zijn afgeschermd voor mkbasics. Pas wanneer een medewerker moet worden opgeroepen vanwege verzuim of andere omstandigheden, worden de gegevens zichtbaar voor mkbasics.

Wanneer je voor het eerst inlogt, word je gevraagd om akkoord te geven op de datakluis en om een datakluisbeheerder aan te wijzen. De datakluisbeheerder is meestal een leidinggevende, directeur of eigenaar binnen de werkgever. Er zijn geen kosten verbonden aan de datakluis.

Zie hiervoor de hand-out datakluis.

Question 25

Waarom krijg ik een datakluis?

Accepted Answer

Het delen van persoonsgegevens door werkgevers met dienstverleners is uitsluitend toegestaan als er sprake is van doelmatigheid.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft scherpe kaders gesteld, in het bijzonder voor de uitwisseling van NAW- & BSN-gegevens tussen werkgevers en (arbo)dienstverleners. Met de Datakluis wordt de verwerking van personeelsgegevens gefaciliteerd voor de werkgever.

In een beveiligde kluis kan eenvoudig deze data worden gedeeld op zowel geanonimiseerd als niet-geanonimiseerd niveau met ketenpartners in de sociale zekerheid, indien er sprake is van doelmatigheid (AVG).
Zie hiervoor de hand-out datakluis.

Question 26

Ik ben datakluisbeheerder. Hoe kan ik mijn collega's toegang geven tot de datakluis?

Accepted Answer

Zie hiervoor de handleiding van Xpert Suite, pagina 5.

Question 27

Ik ben HR/Leidinggevende. Ik zie de dossiers van mijn medewerkers niet staan in het portal. Wat nu?

Accepted Answer

Wanneer je wel kan inloggen als HR / leidinggevende, maar geen werknemersdossiers kan inzien, staan de autorisaties niet goed ingesteld. Neem contact op met jouw supergebruiker en geef aan voor welke afdeling(en) jij de dossiers moet kunnen inzien.

Question 28

Ik ben HR/Leidingevende en ik ben ingelogd in het portaal. Wat nu?

Accepted Answer

Op deze pagina vind je ook handleidingen voor het portaal. In deze handleidingen wordt het startscherm uitgelegd en kan je terugvinden hoe je dossier(s) kan volgen van medewerkers.

Question 29

Hoe corrigeer ik een verzuim- of herstelmelding?

Accepted Answer

Wanneer een verzuim- of herstelmelding niet klopt, kan dit gecorrigeerd vinden. Eerst zoek je het dossier van de betreffende medewerker op. Vervolgens kan je via &lsquo;acties&rsquo; de knop &lsquo;trajectmutaties&rsquo; selecteren. Hier heb je de mogelijkheid om het traject te annuleren of bijvoorbeeld de eerste ziektedag of het verzuimpercentage te wijzigen.

Question 30

Welke rapportages zijn er beschikbaar in Xpert Suite?

Accepted Answer

Er zijn meerdere verzuimrapportages en andere soorten rapportages beschikbaar in Xpert Suite. Je komt bij de rapportages via &lsquo;statistieken&rsquo; in het menu aan de linkerzijde in Xpert Suite. Wanneer je doorklikt op basisrapportages, staat bovenin de optie &lsquo;index&rsquo;. Hier zie je een overzicht van de verschillende rapportages en een korte beschrijving.

Dit wordt ook uitgelegd in de instructievideo &lsquo;rapportages maken&rsquo;.

Question 31

Hoe maak ik een rapportage?

Accepted Answer

Zie hiervoor de instructievideo &lsquo;rapportages maken&rsquo;.

Question 32

Hoe maak ik een rapportage voor de verzuimverzekeraar?

Accepted Answer

De rapportage voor de verzuimverzekeraar heet &lsquo;Ziektetrajecten_per_verzekeraar&rsquo;. Deze vind je onder de basisrapportages in Xpert Suite. Je komt bij de rapportages via &lsquo;statistieken&rsquo; in het menu aan de linkerzijde in Xpert Suite.

Let op; bij de verzekeraar kan je &lsquo;verzekeraar onbekend&rsquo; invullen. Het is niet noodzakelijk om de naam van de verzekeraar toe te voegen aan het overzicht.

Hoe je een rapportage maakt, wordt uitgelegd in de instructievideo &lsquo;rapportages maken&rsquo;.

Question 33

Ik kan opeens bepaalde medewerkers niet vinden of ze staan op anoniem?

Accepted Answer

Wanneer het niet lukt om bepaalde werknemers te vinden of ze staan op anoniem, kan het zijn dat je nog geen toegang hebt tot de datakluis. Om hiervoor toegang te krijgen, moet je contact opnemen met de datakluisbeheerder binnen jouw organisatie. Meestal is dit bij HR belegd. Weet je niet wie de datakluisbeheerder is? Stuur dan een mail naar info@mkbasics.nl.

Question 34

Kan ik een overzicht uitdraaien van al mijn medewerkers?

Accepted Answer

Het is mogelijk om een rapportage te maken met een overzicht van al jouw medewerkers. Deze heet &lsquo;overzicht werknemer&rsquo; en is te vinden via statistieken in het menu aan de linkerzijde. Je hebt hierbij de mogelijkheid om te kiezen tussen een rapportage met een platte structuur en een hi&euml;rarchische structuur. Bij de platte structuur ontvang je een platte tabel met alle medewerkers onder elkaar. Bij de hi&euml;rarchische structuur ontvang je een tabel waarbij je iedere afdeling kan uitklappen om de onderliggende medewerkers te zien.

Hoe je een rapportage maakt, wordt uitgelegd in de instructievideo &lsquo;rapportages maken&rsquo;.

Question 35

Waar vind ik documenten terug? Bijvoorbeeld een plan van aanpak?

Accepted Answer

Documenten zijn terug te vinden onder het tabblad &lsquo;trajectendossier&rsquo; in het dossier van de medewerker.

Question 36

Waar vind ik de notities terug?

Accepted Answer

De notities zijn terug te vinden op de tijdlijn. Zoek het dossier van een medewerker op. Klik rechtsboven op &lsquo;acties&rsquo; en vervolgens op &lsquo;tijdlijn&rsquo;. Op het overzicht voortgang kunnen de notities worden teruggevonden en notities worden gemaakt.

Question 37

Wat zijn de voordelen voor mij als werkgever

Accepted Answer

- Xpert Suite heeft een helder en gebruiksvriendelijk klantportaal.
- Persoonsgegevens zijn beschermd volgens actuele wet- en regelgeving en we voorkomen datalekken door te communiceren via de portalen.
- Meer tijd vanuit de zorgprofessionals voor de jullie organisatie en werknemers. Xpert Suite biedt betere ondersteuning voor onze zorgprofessionals.

Question 38

Wat betekent dit voor mijn medewerkers?

Accepted Answer

Voor jouw medewerkers zal er niets veranderen aan onze dienstverlening.

Question 39

Vraag: Ik wil graag een koppeling. Waar kan ik informeren naar de mogelijkheden?

Accepted Answer

Als je belangstelling hebt in een koppeling van jouw HR-systeem naar Xpert Suite, kan je dit aangeven bij jouw casemanager. Hier zijn kosten aan verbonden.

Question 40

Hoe krijg ik een account voor het klantportaal?

Accepted Answer

Wanneer je een account heb in Visma Verzuim, krijg je automatisch een account in Xpert Suite. Op de dag dat jouw werkgever overgaat op Xpert Suite, ontvang je een uitnodiging om jouw account te activeren en een wachtwoord aan te maken.

Heb je nog geen account voor Visma Verzuim, maar wil je deze wel in Xpert Suite? Binnen iedere organisatie zijn er een of meerdere super-users aangewezen. Dit zijn dezelfde super-users als in het portaal van Visma Verzuim. Deze super-users zijn verantwoordelijk voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers. De super-user kan accounts aanmaken voor HR-medewerkers en leidinggevenden. Zodra de gebruiker is aangemaakt, ontvangt deze een mail om het account te activeren en een wachtwoord aan te maken.

Question 41

Hoe log ik in?

Accepted Answer

Wanneer er een account voor je is aangemaakt, ontvang je eerst een mail met een link om je account te activeren en een wachtwoord aan te maken. Hierbij moet je een aantal stappen doorlopen. Klik op de link in de ontvangen mail om een wachtwoord aan te maken. De gebruikersnaam zie je ook meteen in dit scherm. Je registreert je mobiele telefoonnummer, waarna je op &lsquo;bevestig SMS versturen&rsquo; klikt. Let op: voer het nummer in zonder streepje. Let op: Je kan er ook voor kiezen om een authenticatie app te gebruiken in plaats van een SMS via je mobiele nummer.

Zodra je dit hebt gedaan, kan je inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord op login.xpertsuite.nl. Aangezien Xpert Suite werkt met persoonsgegevens, wordt er altijd gevraagd om nog een extra stap om jezelf te identificeren door een code via SMS of authenticatie app.
Zie hiervoor de instructievideo 'eerste keer inloggen'.

Question 42

Het lukt niet om in te loggen, wat nu?

Accepted Answer

Indien je jouw wachtwoord bent vergeten, kan je klikken op &lsquo;wachtwoord vergeten&rsquo;. Hierna ontvang je een link op jouw e-mailadres om een nieuw wachtwoord in te voeren. Indien je jouw gebruikersnaam bent vergeten of het niet lukt om in te loggen, neem je contact op met de super-user binnen jouw organisatie. Zij kunnen aangeven wat jouw gebruikersnaam is en je opnieuw een uitnodigingsmail sturen om een wachtwoord aan te maken. Ben je een super-user of komt jouw super-user er niet uit? Mail dan naar info@mkbasics.nl voor vragen over het account.

Question 43

Ik heb een specifieke vraag, waar kan ik terecht?

Accepted Answer

Voor een vraag met betrekking tot inloggen of het aanmaken van een account in Xpert Suite, kan je terecht bij info@mkbasics.nl. Voor overige vragen kan je terecht bij jouw vaste aanspreekpunt binnen mkbasics.

sc_Hero

Meteen zelf doen

Veelgestelde vragen

Contact opnemen